Data ostatniej aktualizacji: 22 czerwca 2026 r.
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Toko Travel w związku z korzystaniem ze strony internetowej, formularzy kontaktowych, formularza „Zaprojektuj swoją podróż”, usług planowania podróży, konsultacji, opieki w podróży, sprzedaży wycieczek oraz kontaktu z Toko Travel.
Administratorem danych osobowych jest:
TOKO TRAVEL — Robert Pruszek
ul. Stary Rynek 7/19
76-200 Słupsk
NIP: 8391557655
e-mail: biuro@tokotravel.pl
dalej jako: Toko Travel lub Administrator.
Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: biuro@tokotravel.pl.
Toko Travel przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z przepisami RODO oraz przepisami prawa polskiego dotyczącymi ochrony danych osobowych, praw konsumenta, rachunkowości, podatków i usług turystycznych.
Polityka prywatności obejmuje w szczególności:
korzystanie ze strony internetowej Toko Travel,
wysłanie formularza kontaktowego,
wysłanie formularza „Zaprojektuj swoją podróż”,
obsługę zapytań,
przygotowanie ofert,
świadczenie usług planowania podróży,
konsultacje podróżne,
opiekę w podróży,
sprzedaż lub organizację wycieczek,
obsługę umów, płatności, reklamacji i korespondencji.
Toko Travel może przetwarzać dane osobowe przekazane przez osobę kontaktującą się, Klienta lub uczestnika podróży.
W zależności od rodzaju sprawy mogą to być w szczególności:
imię i nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu,
adres zamieszkania lub adres do korespondencji,
dane firmy, jeżeli kontakt następuje w imieniu firmy,
NIP lub dane do faktury,
treść wiadomości,
informacje podane w formularzu „Zaprojektuj swoją podróż”,
informacje o planowanej podróży,
kierunek, termin, długość podróży i budżet,
liczba osób,
preferencje dotyczące lotów, przesiadek, noclegów, transportu, wyżywienia i tempa podróży,
informacje o oczekiwanym zakresie pomocy,
informacje o opiece w podróży,
dane niezbędne do przygotowania lub wykonania umowy,
dane potrzebne do wystawienia faktury lub prowadzenia rozliczeń.
W przypadku sprzedaży wycieczki, imprezy turystycznej albo innej usługi wymagającej danych uczestników Toko Travel może przetwarzać także:
dane uczestników wyjazdu,
datę urodzenia,
obywatelstwo,
numer dokumentu tożsamości lub paszportu, jeżeli jest to niezbędne,
dane kontaktu awaryjnego, jeżeli jest wymagany,
dane wymagane przez przewoźników, hotele, ubezpieczycieli, lokalnych partnerów lub przepisy prawa.
Toko Travel nie wymaga podawania szczegółowych danych zdrowotnych, diagnoz medycznych ani dokumentacji medycznej.
Jeżeli Klient dobrowolnie poda informacje dotyczące ograniczeń zdrowotnych, ruchowych, żywieniowych, alergii, szczególnych potrzeb lub komfortu fizycznego w podróży, dane te będą przetwarzane wyłącznie w celu prawidłowego dopasowania planu podróży, opieki w podróży, wycieczki lub innej zamówionej usługi.
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do obsługi zapytania, przygotowania oferty, zawarcia umowy, wykonania usługi, wystawienia faktury lub realizacji obowiązków prawnych.
Toko Travel przetwarza dane osobowe w następujących celach:
Dane są przetwarzane w celu odpowiedzi na wiadomość, obsługi formularza kontaktowego, rozmowy telefonicznej, wiadomości e-mail, wiadomości przez komunikator albo innej formy kontaktu.
Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.
Dane z formularza „Zaprojektuj swoją podróż” są przetwarzane w celu:
analizy pomysłu na podróż,
oceny realności kierunku, terminu i budżetu,
przygotowania odpowiedzi,
przygotowania ewentualnej oferty,
ustalenia, czy Toko Travel może pomóc w zaplanowaniu podróży,
zaproponowania konsultacji, projektu podróży lub opieki w podróży.
Wysłanie formularza jest bezpłatnym zapytaniem i nie oznacza zawarcia umowy, zamówienia płatnej usługi ani dokonania rezerwacji.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem ewentualnej umowy oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań.
Dane są przetwarzane w celu przygotowania i wykonania usługi planowania podróży, konsultacji podróżnej, projektu podróży, analizy kierunków, analizy lotów, przesiadek, noclegów, budżetu, trasy, transportu i innych elementów podróży.
W tym modelu Toko Travel co do zasady świadczy usługę doradczą, planistyczną i informacyjną.
Klient samodzielnie dokonuje zakupów, rezerwacji i płatności u wybranych dostawców, takich jak linie lotnicze, hotele, portale rezerwacyjne, przewoźnicy, organizatorzy atrakcji lub ubezpieczyciele, chyba że strony wyraźnie uzgodnią inaczej.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.
Dane mogą być przetwarzane w celu świadczenia dodatkowej opieki w podróży, jeżeli taka usługa zostanie uzgodniona z Klientem.
Opieka w podróży może obejmować kontakt przez e-mail, telefon, WhatsApp lub inny uzgodniony kanał komunikacji, pomoc w interpretacji planu, przypomnienia, wskazówki logistyczne i wsparcie organizacyjne w trakcie wyjazdu.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu kontaktu i obsługi Klienta.
Jeżeli Klient korzysta z komunikatorów, takich jak WhatsApp, dane mogą być przetwarzane także przez dostawcę danego komunikatora zgodnie z jego własnymi zasadami.
Jeżeli Toko Travel sprzedaje wycieczkę, imprezę turystyczną lub inną usługę turystyczną, dane są przetwarzane w celu:
przygotowania oferty,
zawarcia umowy,
obsługi rezerwacji,
prowadzenia listy uczestników,
przekazania informacji organizacyjnych,
realizacji programu,
obsługi płatności,
wykonania obowiązków prawnych związanych z działalnością turystyczną,
obsługi reklamacji lub roszczeń.
W takim przypadku zakres danych może być szerszy niż przy samej usłudze planowania podróży, ponieważ może być niezbędny do wykonania umowy turystycznej, rezerwacji świadczeń, ubezpieczenia, transportu, noclegów lub obsługi uczestników.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy, podjęcie działań przed zawarciem umowy, obowiązki prawne Administratora oraz prawnie uzasadniony interes Administratora.
Toko Travel nie wymaga podawania szczegółowej dokumentacji medycznej ani diagnoz.
Klient może jednak dobrowolnie przekazać informacje o ograniczeniach zdrowotnych, ruchowych, alergiach, diecie, szczególnych potrzebach lub innych okolicznościach istotnych dla bezpieczeństwa i komfortu podróży.
Takie dane będą przetwarzane wyłącznie w zakresie koniecznym do:
dopasowania planu podróży,
dopasowania tempa,
dopasowania noclegów, transportu lub wyżywienia,
zapewnienia właściwej opieki w podróży,
obsługi wycieczki lub uczestnika, jeżeli dotyczy.
Podstawą przetwarzania takich danych jest wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą, albo inna właściwa podstawa prawna, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne w konkretnym przypadku.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Dane są przetwarzane w celu:
wystawienia faktury,
zaksięgowania płatności,
prowadzenia dokumentacji księgowej,
wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych.
Podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze.
Dane mogą być przetwarzane w celu:
obsługi reklamacji,
udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie,
dochodzenia roszczeń,
obrony przed roszczeniami,
wykazania przebiegu współpracy.
Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora.
Dane mogą być przetwarzane w celu marketingu usług własnych Toko Travel, jeżeli pozwalają na to przepisy prawa albo Klient wyraził odpowiednią zgodę.
Jeżeli Toko Travel prowadzi newsletter, wysyłkę informacji handlowych lub inny marketing elektroniczny, dane będą przetwarzane na podstawie zgody albo innej właściwej podstawy prawnej.
Zgodę na marketing można wycofać w dowolnym momencie.
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Toko Travel w prowadzeniu działalności.
Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
dostawcy hostingu i strony internetowej,
dostawcy poczty e-mail,
dostawcy systemów formularzy kontaktowych,
dostawcy narzędzi informatycznych,
podmioty obsługujące płatności,
banki,
biuro rachunkowe,
doradcy prawni lub podatkowi,
podmioty świadczące usługi techniczne, serwisowe lub administracyjne,
organy publiczne, jeżeli wynika to z przepisów prawa.
W przypadku usługi planowania podróży Toko Travel co do zasady nie przekazuje danych Klienta liniom lotniczym, hotelom, portalom rezerwacyjnym, ubezpieczycielom ani organizatorom atrakcji, ponieważ Klient dokonuje zakupów i rezerwacji samodzielnie, chyba że strony wyraźnie uzgodnią inaczej.
W przypadku sprzedaży wycieczki, imprezy turystycznej lub innej usługi turystycznej dane mogą być przekazywane podmiotom niezbędnym do wykonania umowy, takim jak:
przewoźnicy,
linie lotnicze,
obiekty noclegowe,
ubezpieczyciele,
lokalni partnerzy,
organizatorzy atrakcji,
piloci, przewodnicy lub osoby obsługujące wyjazd,
systemy rezerwacyjne,
instytucje publiczne, jeżeli wymagają tego przepisy.
Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.
W związku z korzystaniem z narzędzi internetowych, poczty elektronicznej, hostingu, komunikatorów, systemów rezerwacyjnych lub usług podmiotów trzecich dane mogą być w określonych sytuacjach przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W przypadku organizacji lub sprzedaży wycieczek poza Europejski Obszar Gospodarczy dane mogą być przekazywane także zagranicznym podmiotom uczestniczącym w realizacji podróży, takim jak hotele, przewoźnicy, lokalni partnerzy lub ubezpieczyciele, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, jeżeli są wymagane.
Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
Dane związane z zapytaniem mogą być przechowywane przez okres potrzebny do obsługi korespondencji, przygotowania odpowiedzi, przygotowania oferty oraz ewentualnej obrony przed roszczeniami.
Dane związane z zawartą umową są przechowywane przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub możliwych roszczeń.
Dane zawarte w dokumentach księgowych i podatkowych są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.
Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
Dane przetwarzane w celach marketingowych są przechowywane do czasu wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody lub ustania celu marketingowego.
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa przewidziane w RODO, w szczególności:
prawo dostępu do danych,
prawo otrzymania kopii danych,
prawo sprostowania danych,
prawo usunięcia danych,
prawo ograniczenia przetwarzania,
prawo przenoszenia danych,
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania,
prawo wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu skorzystania z praw można skontaktować się z Toko Travel pod adresem e-mail: biuro@tokotravel.pl.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa, np. w zakresie dokumentacji księgowej, podatkowej, reklamacyjnej lub dochodzenia roszczeń.
Podanie danych jest dobrowolne.
Brak podania danych może jednak uniemożliwić:
udzielenie odpowiedzi,
przygotowanie oferty,
wykonanie usługi planowania podróży,
przygotowanie projektu podróży,
świadczenie opieki w podróży,
zawarcie lub wykonanie umowy,
sprzedaż wycieczki,
wystawienie faktury,
obsługę reklamacji.
W formularzu „Zaprojektuj swoją podróż” Klient może podać tyle informacji, ile uzna za potrzebne, przy czym im pełniejsze informacje, tym łatwiej dopasować usługę do potrzeb Klienta.
Strona internetowa Toko Travel może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie.
Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:
prawidłowego działania strony,
zapamiętywania ustawień użytkownika,
zapewnienia bezpieczeństwa,
obsługi formularzy,
prowadzenia statystyk,
poprawy działania strony,
analizy ruchu na stronie,
działań marketingowych, jeżeli takie narzędzia są stosowane.
Użytkownik może zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień swojej przeglądarki internetowej.
Ograniczenie lub wyłączenie cookies może wpływać na działanie niektórych funkcji strony.
Podczas korzystania ze strony mogą być przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, data i godzina wizyty, odwiedzone podstrony oraz informacje o sposobie korzystania ze strony.
Dane przesłane przez formularze kontaktowe są przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia i udzielenia odpowiedzi.
Formularz może wymagać podania imienia, adresu e-mail, numeru telefonu lub treści wiadomości.
Dane z formularza mogą być przesyłane na adres e-mail Toko Travel i przechowywane w skrzynce pocztowej Administratora.
Formularz „Zaprojektuj swoją podróż” może zbierać szerszy zakres informacji potrzebnych do oceny pomysłu na podróż, przygotowania oferty lub wykonania usługi.
Toko Travel może kontaktować się z Klientem przez e-mail, telefon, SMS lub komunikatory, jeżeli Klient poda dane kontaktowe i oczekuje kontaktu.
W przypadku komunikacji przez WhatsApp lub inne komunikatory dane mogą być przetwarzane także przez dostawcę danego komunikatora.
Klient powinien unikać przesyłania przez komunikatory szczegółowych danych wrażliwych, jeżeli nie jest to konieczne.
Jeżeli Klient przekazuje dane innych osób, np. uczestników wyjazdu, członków rodziny, dzieci lub osób towarzyszących, powinien mieć podstawę do przekazania tych danych Toko Travel.
Dane dzieci mogą być przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania, przygotowania oferty, wykonania usługi, sprzedaży wycieczki, przygotowania dokumentów lub realizacji podróży.
W przypadku dzieci lub osób zależnych dane powinny być przekazywane przez rodzica, opiekuna prawnego albo osobę uprawnioną.
Toko Travel nie publikuje zdjęć, opinii, imienia i nazwiska ani wizerunku Klienta w celach promocyjnych bez odpowiedniej podstawy prawnej.
Jeżeli Toko Travel będzie chciało wykorzystać zdjęcie, opinię, relację lub wizerunek Klienta w materiałach promocyjnych, może poprosić o odrębną zgodę.
Zgoda może zostać wycofana, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania materiałów przed jej wycofaniem.
Toko Travel stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do realizacji określonych celów.
Toko Travel dba o to, aby dane były przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.
Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Klienta decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.
Toko Travel może analizować informacje przekazane przez Klienta w formularzu w celu lepszego dopasowania oferty, zakresu usługi lub propozycji podróży, ale taka analiza nie oznacza automatycznego podejmowania decyzji w rozumieniu RODO.
Toko Travel może zmienić Politykę prywatności, w szczególności w przypadku:
zmiany przepisów prawa,
zmiany zakresu usług,
zmiany narzędzi technicznych,
zmiany sposobu przetwarzania danych,
rozwoju oferty Toko Travel.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna na stronie internetowej Toko Travel.
Jeżeli wysyłasz formularz „Zaprojektuj swoją podróż”, Toko Travel przetwarza Twoje dane po to, aby przeanalizować Twój pomysł na podróż, odpowiedzieć na zapytanie i ewentualnie przygotować ofertę.
Jeżeli zamawiasz usługę planowania podróży, Toko Travel przetwarza dane po to, aby przygotować konsultację, projekt podróży, wskazówki, plan lub opiekę w podróży.
Jeżeli kupujesz wycieczkę lub imprezę turystyczną, Toko Travel może przetwarzać dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy, obsługi uczestników, rezerwacji, rozliczeń, reklamacji i obowiązków prawnych.
W przypadku samego planowania podróży Klient co do zasady samodzielnie kupuje bilety, noclegi, atrakcje i inne usługi u wybranych dostawców.
W przypadku wycieczek lub imprez turystycznych zakres przetwarzania danych może być szerszy i zależy od konkretnej oferty oraz wymogów realizacji wyjazdu.
